Informativa privacy

Questa informativa spiega quali dati personali tratta Coworkey, perché e per quanto tempo, ai sensi dell'art. 13 del Regolamento europeo 2016/679 (GDPR). Riguarda chi visita coworkey.app e chi usa l'app per gestire un coworking (titolari e staff).

Se sei cliente di un coworking che usa Coworkey (per esempio hai prenotato una postazione), i tuoi dati li tratta quel coworking, che è il titolare: trovi la sua informativa sulla sua pagina di prenotazione. Coworkey li tratta solo per suo conto, come responsabile del trattamento.

1. Chi è il titolare

VIBE S.R.L.S, P.IVA 03971550797, sede in Via Marinella, 12 - 88900 Crotone (KR). Contatti: amministrazione@usethevibe.com · PEC vibe.srls@pec.it.

2. Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: nome e cognome, email, ruolo nel coworking, foto del profilo se la carichi, password (conservata in forma cifrata: nessuno può leggerla), dati della verifica in due passaggi.
• Dati del coworking per la fatturazione: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC o codice destinatario, IBAN se lo inserisci.
• Dati dei pagamenti: l'abbonamento si paga con carta su Stripe. I dati della carta li gestisce Stripe: noi non li vediamo e non li conserviamo; riceviamo solo l'esito dei pagamenti e i riferimenti dell'abbonamento.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, data e ora degli accessi e dei tentativi di accesso, registri tecnici del server.
• Comunicazioni: le email e i messaggi che ci mandi per assistenza.

3. Perché li trattiamo e su quale base

• Fornire il servizio: account, accesso, abbonamento, assistenza, email di servizio (per esempio prova in scadenza, pagamento non riuscito). Base: il contratto (condizioni del servizio).
• Fatture, contabilità e altri obblighi: base: obbligo di legge.
• Sicurezza dell'app: protezione degli account, prevenzione di abusi e accessi non autorizzati, registri degli accessi. Base: legittimo interesse a tenere il servizio sicuro.
• Far valere o difendere i nostri diritti in caso di contestazioni. Base: legittimo interesse.

Non usiamo i dati per pubblicità e non li vendiamo a nessuno.

4. Per quanto tempo li conserviamo

• Dati dell'account: per tutta la durata del contratto e per 90 giorni dopo la chiusura (per permettere di riattivare o di avere una copia dei dati), poi li cancelliamo.
• Dati di fatture e pagamenti: 10 anni, come chiede la legge.
• Registri degli accessi e registri tecnici: fino a 12 mesi.
• Copie di sicurezza: si sostituiscono da sole; i dati cancellati spariscono anche dai backup con il loro ricambio.

5. A chi li affidiamo

I dati sono trattati da noi e dai fornitori che ci servono per far funzionare Coworkey, nominati responsabili del trattamento:

• Keliweb: hosting dell'app, con server in Italia;
• Stripe: pagamenti con carta;
• fornitore email transazionale [da completare]: invio delle email dell'app;
• il nostro consulente fiscale, per le fatture.

Possono riceverli anche le autorità, quando la legge lo richiede.

6. Dati fuori dall'Unione europea

Stripe può trattare alcuni dati negli Stati Uniti. In questo caso il trasferimento è protetto dal Data Privacy Framework UE-USA e/o dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

7. Cookie

Coworkey usa solo cookie tecnici, necessari per funzionare: il cookie di sessione (per restare collegato) e quello di sicurezza contro le richieste false (CSRF). Nel browser salviamo anche alcune preferenze (tema chiaro o scuro, menu aperto o ridotto) in uno spazio chiamato «localStorage». Non usiamo cookie di profilazione né di statistica di terze parti: per questo non serve chiedere il consenso con un banner.

8. I tuoi diritti

Puoi chiederci in ogni momento di: vedere i tuoi dati e averne copia, correggerli, cancellarli, limitarne l'uso, riceverli in un formato leggibile da un altro servizio (portabilità), e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Scrivi a amministrazione@usethevibe.com: rispondiamo entro un mese. Molti dati puoi correggerli da solo nel tuo profilo.

Se pensi che i tuoi dati siano trattati in modo non corretto, puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. È obbligatorio darci i dati?

I dati dell'account e di fatturazione servono per usare Coworkey: senza non possiamo attivare il servizio. Gli altri (per esempio la foto del profilo) sono facoltativi.

10. Modifiche

Se cambiamo questa informativa, pubblichiamo qui la nuova versione con la data aggiornata e, per le modifiche importanti, avvisiamo i titolari per email.