Condizioni del servizio

Queste condizioni regolano l'uso di Coworkey da parte dei coworking che si iscrivono. Le abbiamo scritte nel modo più semplice possibile: se qualcosa non è chiaro, scrivici a amministrazione@usethevibe.com.

1. Chi siamo

Coworkey è un servizio di VIBE S.R.L.S, P.IVA 03971550797, con sede in Via Marinella, 12 - 88900 Crotone (KR), PEC vibe.srls@pec.it (di seguito «Coworkey» o «noi»). Chi si iscrive per gestire un coworking è il «Cliente».

2. Cosa offre Coworkey

Coworkey è un'applicazione in cloud, cioè usata dal browser senza installare nulla, per gestire un coworking: prenotazioni degli spazi con pagina pubblica, calendario, clienti, abbonamenti, contratti e privacy da accettare online, incassi, promemoria, messaggi tra lo staff. Le funzioni possono migliorare e cambiare nel tempo; non togliamo funzioni essenziali durante un periodo già pagato senza avvisare.

Coworkey è un servizio per attività professionali (coworking, imprese, professionisti), non per consumatori.

3. Iscrizione e account

• Chi si iscrive dichiara di poter agire per il coworking e ne diventa il titolare nell'app.
• Il titolare decide chi altro entra (lo staff) e con quali permessi, ed è responsabile di quello che fanno i suoi utenti nell'app.
• Ognuno deve custodire le proprie credenziali e usare la verifica in due passaggi quando è richiesta. Se pensi che qualcuno sia entrato senza permesso, avvisaci subito.
• I dati di fatturazione del coworking devono essere veri e aggiornati (Impostazioni → Nome, logo e dati).

4. Prova gratuita

Dopo l'iscrizione Coworkey è gratuito per 30 giorni, senza carta di credito. Alla fine della prova, per continuare serve un abbonamento: senza, l'app e la pagina di prenotazione vanno in pausa, ma i dati restano conservati come descritto al punto 9.

5. Abbonamento, prezzi e pagamenti

• L'abbonamento è mensile o annuale, con pagamento anticipato con carta tramite Stripe. I prezzi sono quelli mostrati nell'app al momento dell'attivazione, IVA esclusa.
• L'abbonamento si rinnova da solo alla fine di ogni periodo, finché non viene disdetto.
• Si può disdire quando si vuole da Impostazioni → Abbonamento a Coworkey → «Gestisci carta e ricevute». La disdetta vale dalla fine del periodo già pagato: fino ad allora il servizio resta attivo e non ci sono rimborsi per i giorni non usati.
• Possiamo cambiare i prezzi: i nuovi prezzi valgono dal rinnovo successivo e li comunichiamo per email almeno 30 giorni prima. Chi non è d'accordo può disdire prima del rinnovo.
• Se un pagamento non riesce, Stripe riprova nei giorni successivi e ti avvisiamo. Se il pagamento non arriva, l'account viene sospeso fino al pagamento, senza cancellare i dati.
• Per ogni pagamento emettiamo fattura elettronica con i dati di fatturazione del coworking.

6. Pagamenti dei clienti del coworking

Quando un coworking fa pagare con carta i suoi clienti, i pagamenti vanno direttamente sul conto Stripe del coworking, collegato da lui. Coworkey non incassa soldi per conto del coworking e non è parte del rapporto tra il coworking e i suoi clienti: prezzi, fatture, rimborsi, contratti di utilizzo degli spazi e informativa privacy verso i clienti sono del coworking.

7. Uso corretto

Il Cliente usa Coworkey per gestire il suo coworking e si impegna a non:

• caricare dati illeciti, falsi o di persone che non ne sono informate, o contenuti che violano diritti di altri;
• usare l'app per mandare comunicazioni non richieste (spam) o per attività illegali;
• cercare di entrare nei dati di altri coworking, aggirare le protezioni o sovraccaricare il servizio;
• rivendere o copiare il servizio senza il nostro accordo scritto.

In caso di violazioni gravi possiamo sospendere l'account, avvisando il titolare quando è possibile.

8. Disponibilità del servizio

Facciamo il possibile perché Coworkey funzioni sempre, ma non possiamo garantire un servizio senza nessuna interruzione: possono servire manutenzioni (quando possibile fuori dagli orari di lavoro e con preavviso) e possono capitare guasti di fornitori esterni (hosting, rete, Stripe, email). In questi casi lavoriamo per ripristinare il servizio il prima possibile.

9. I dati restano del coworking

• I dati che il coworking inserisce (clienti, prenotazioni, contratti, incassi…) sono suoi. Coworkey li tratta solo per fornire il servizio, come spiegato nell'accordo al punto 13.
• I dati di ogni coworking sono separati da quelli degli altri: nessun altro coworking può vederli.
• Facciamo copie di sicurezza (backup) cifrate ogni giorno.
• Se l'abbonamento finisce o l'account viene chiuso, conserviamo i dati per 90 giorni, così si può riattivare o chiederne una copia; poi li cancelliamo, salvo quanto la legge ci obbliga a conservare (per esempio i dati delle fatture).

10. Responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, Coworkey risponde solo dei danni diretti causati da sua colpa, e per un importo massimo pari a quanto il Cliente ha pagato per il servizio nei 12 mesi precedenti al fatto. Non rispondiamo di mancati guadagni, di danni causati da un uso scorretto dell'app, da dati inseriti in modo errato o da interruzioni dovute a fornitori esterni o a cause di forza maggiore. Restano salvi i casi di dolo o colpa grave.

11. Modifiche a queste condizioni

Possiamo aggiornare queste condizioni, per esempio per nuove funzioni o per cambi di legge. Le modifiche importanti le comunichiamo per email al titolare almeno 30 giorni prima; se non sei d'accordo puoi disdire prima che entrino in vigore.

12. Legge e tribunale

Queste condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di [da completare].

13. Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR)

Questa parte vale come accordo tra il coworking e Coworkey sui dati personali dei clienti del coworking, del suo staff e delle altre persone che il coworking inserisce nell'app.

1. Ruoli. Il coworking è il titolare del trattamento: decide perché e come usare i dati dei suoi clienti e li informa con la sua informativa privacy. Coworkey è il responsabile del trattamento: tratta questi dati solo per conto del coworking e solo per fornire il servizio.
2. Quali dati. Dati anagrafici e di contatto, dati di fatturazione, prenotazioni, abbonamenti, contratti e loro firme, incassi, appuntamenti, messaggi e le altre informazioni che il coworking sceglie di inserire. Non chiediamo né servono dati particolari (per esempio sulla salute).
3. Istruzioni. Trattiamo i dati solo secondo le istruzioni del coworking, date usando l'app o per iscritto. Se un'istruzione ci sembra contraria alla legge, lo segnaliamo.
4. Riservatezza. Le persone che possono accedere ai dati per conto di Coworkey (per assistenza o manutenzione) sono tenute alla riservatezza e vi accedono solo quando serve.
5. Sicurezza. Tra le misure adottate: collegamenti cifrati (https), password conservate in forma cifrata, verifica in due passaggi, separazione dei dati tra coworking, registro degli accessi, backup giornalieri cifrati conservati fuori dal server principale, aggiornamenti di sicurezza.
6. Sub-responsabili. Per fornire il servizio ci avvaliamo di: Keliweb (hosting, server in Italia); Stripe (pagamenti con carta); fornitore email transazionale [da completare] (invio delle email dell'app). Il coworking autorizza questi fornitori; se ne aggiungiamo o cambiamo uno, lo comunichiamo prima e il coworking può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati.
7. Diritti delle persone. Aiutiamo il coworking a rispondere alle richieste dei suoi clienti (accesso, correzione, cancellazione, copia dei dati), anche con le funzioni dell'app.
8. Violazioni dei dati. Se scopriamo una violazione che riguarda i dati del coworking, lo avvisiamo senza ingiustificato ritardo, con le informazioni che abbiamo, per permettergli di fare le comunicazioni previste.
9. Fine del servizio. Alla fine del contratto il coworking può chiedere una copia dei suoi dati entro 90 giorni; poi li cancelliamo, anche dai backup quando vengono sostituiti, salvo obblighi di legge.
10. Verifiche. Mettiamo a disposizione del coworking le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consentiamo verifiche ragionevoli, concordate con preavviso e senza accesso ai dati di altri coworking.

14. Contatti

Per assistenza, disdette o domande su queste condizioni: amministrazione@usethevibe.com · PEC vibe.srls@pec.it.